Reembolso de despesas (exemplo)

Ficha do processo

Objetivo

Garantir o reembolso correto e tempestivo das despesas de viagem dos funcionários, assegurando conformidade com a política de despesas da empresa e os controles de alçada de aprovação.

Escopo

Cobre desde a submissão dos recibos pelo funcionário até o pagamento do reembolso e a notificação do resultado, incluindo os ciclos de correção, a conferência da política financeira e a aprovação da Diretoria para valores acima de R$ 5.000.

Dono do processo

Gerente Financeiro [A confirmar com o dono do processo]

Fronteiras

Início: Funcionário submete a solicitação de reembolso com recibos no Sistema de Despesas.Fim: Funcionário notificado sobre o pagamento do reembolso ou processo encerrado com solicitação negada pela Diretoria.

Entradas

• Recibos e comprovantes de despesas de viagem (notas fiscais, cupons etc.)
• Solicitação de reembolso preenchida no Sistema de Despesas
• Política de despesas vigente da empresa

Saídas

• Reembolso lançado no ERP
• Notificação de pagamento enviada ao funcionário
• Registro de solicitação negada com justificativa (quando aplicável)

Atores

• Funcionário
• Gestor
• Financeiro
• Diretoria

Sistemas

• Sistema de Despesas
• ERP

Indicadores sugeridos

• Tempo médio de ciclo total do processo (submissão → pagamento)
• Taxa de solicitações devolvidas para correção pelo Gestor (% do total)
• Taxa de aprovação na primeira análise (sem devolução)
• Tempo médio de resposta da Diretoria em solicitações acima de R$ 5.000
• Percentual de solicitações com valor acima de R$ 5.000
• Tempo médio entre aprovação final e lançamento no ERP

Regras de negócio

• Solicitações com valor total acima de R$ 5.000 exigem aprovação da Diretoria, além da aprovação do Gestor e conferência do Financeiro.
• O pagamento do reembolso deve ser realizado em até 20 dias após a aprovação final.
• Solicitações devolvidas pelo Gestor devem ser corrigidas e reenviadas pelo Funcionário antes de prosseguir no fluxo.
• Solicitações negadas pela Diretoria encerram o processo sem reembolso. [A confirmar: existe previsão de recurso ou nova submissão após negativa da Diretoria?]
• O Financeiro é responsável por verificar a conformidade com a política de despesas vigente antes do lançamento no ERP.